Gerland

Even voor de niet-techneuten: wat doet een functioneel beheerder precies?

“Wij zorgen ervoor dat je als inwoner of als bedrijf ‘zaken’ met de gemeente kunt doen. Dat kan van alles zijn: het aanvragen van een bijstandsuitkering, het aanvragen van een laptopregeling, subsidie voor groene daken. Eigenlijk alles wat je op onze website kunt vinden en als inwoner van de gemeente online kunt regelen, gaat via ons systeem naar de afdeling die dat moet afhandelen. Met dit systeem werken liefst 2000 medewerkers. Die motor moeten wij draaiende houden, waarbij we zorgen dat informatie volgens de juiste regels wordt verwerkt. Daarnaast bouwen we nieuwe processen, afhankelijk van wat er nodig is binnen de gemeente. Bijvoorbeeld voor het aanvragen van energietoeslagen, nu we in een energiecrisis zitten. En als er iets misgaat in het aanvraagproces, dan fixen we dat. Dat is eigenlijk dat functionele beheer. 

Vanuit functioneel beheer werken we mee aan de zorg voor onze inwoners en ondersteunen we mensen die dat nodig hebben. We spelen hierbij direct in op acute problemen en veranderingen in de wereld, de maatschappij en onze stad. Denk bijvoorbeeld aan leefgeld voor Oekraïense vluchtelingen, de energietoeslag en de financiële tegemoetkoming voor de horeca door de coronamaatregelen. Functioneel beheer werkt mee aan de systemen die dit mogelijk maken. Je werkt dus direct voor mensen. En dat vind ik fantastisch.”

Klinkt als een dankbare functie! Wat vind je er nog meer leuk aan?

“Nou ik ben erg fan van mijn collega’s. Een leuke en gedreven club. Met kennis en ervaring op allerlei onderwerpen, en een gezamenlijk doel: We zijn hier voor onze inwoners. Dat merk je ook aan alles. Als er iets binnenkomt, een incident of een storing. Dan is de focus meteen: wat heeft dit voor consequenties voor de inwoner?

Daarnaast is er wel hiërarchie maar voel je die niet echt als medewerker. Iedereen is hier gelijk. Alleen de verantwoordelijkheden zijn op een bepaalde manier verdeeld. Je werkt gezamenlijk aan een einddoel, maar als je vastloopt dan kun je altijd een teamleider of manager vragen om mee te denken of te beslissen. In de omgang is er geen verschil.”

Hoe ben je in deze baan terechtgekomen?

“Mijn opleiding, bedrijfskundig management, was helemaal niet in deze richting, maar ik ben toch via een IT-consultancybaan de IT-wereld ingerold. Ik ben op verschillende plekken gedetacheerd geweest, en op een gegeven moment kwam de vraag voor een senior functioneel beheerder bij de gemeente Groningen voorbij. Ik dacht eerst, dat kan ik niet, maar met senior functioneel beheerder bedoelden ze niet dat je ‘heel goed’ in functioneel beheer bent, maar juist dat je een coördinerende teamleidersrol krijgt. Zodoende ben ik eerst twee-en-een-half jaar bij de gemeente gedetacheerd geweest, en daarna in dienst gekomen.”

Wat maakte dat je die overstap wel wilde maken?

“De reden dat ik hier wilde blijven was zowel het werk zelf als de collega’s. Bij detachering word je steeds korte periodes bij klanten neergezet. Daarna is de klus afgelopen en ben je weer weg. Heb je net een goed netwerk opgebouwd binnen het bedrijf waar je gedetacheerd bent, en dan kan je weer weg.”

Heb je een voorbeeld van een werkdag die je lang zal bijblijven?

“Zeker! Het was in maart 2020, het begin van de coronacrisis en de eerste lockdown. Bij de gemeente werd van iedereen gevraagd om vanuit huis te gaan werken. Maar dat zorgde voor zo’n ontzettende belasting op het netwerk. Ons hele systeem klapte eruit. Je kon dus vier dagen lang helemaal niks doen bij de gemeente, niks aanvragen, niks regelen. Het heeft vier dagen geduurd voordat dat weer draaide. Daar zijn we met zijn allen kéihard mee aan de slag gegaan. Van de hogere leidinggevenden tot de directe collega’s, iedereen was hierbij betrokken. En na dagenlang doorpakken, bellen en regelen was op een gegeven moment, pats, de verbinding hersteld. Dat was echt een feestmoment. We konden de mensen weer helpen.”